1、 需求分析
近年來，我國檔案事業取得了長足的發展，檔案事業的規模擴大了，數量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：
（一）傳統手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長
（二）檔案存放次序較易被打亂，查找困難
（三）檔案種類龐雜，查閱耗時長
（四）檔案的盤點操作不科學，大多停留在檔案盒的盤點上
（五）對失效檔案的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負荷和成本。
鑒于這種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID（無線射頻識別技術）技術的快速發展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式的性。
2、 將RFID技術應用于檔案管理的優點
1、非接觸式數據采集
2、快速掃描，一次性數據處理量大
3、標簽信息容量大，使用壽命長
4、數據存取密碼保護,安全性高
5、抗污染性能強和耐久性
6、體積小型化、形狀多樣化
7、可重復使用,方便信息的更新
8、穿透性和無屏障閱讀
9、標簽具有EAS防盜功能
3、RFID檔案智能化庫房管理系統簡介
檔案管理部門在檔案管理過程中可以在三個方面來使用RFID技術。
1、實體檔案的統計
在檔案案卷中安裝錄入案卷所屬的全宗號、目錄號、案卷題名、該案卷中文件份數及存放地等信息的RFID標簽，并通過無線網絡把這些信息傳送到服務器上，由專門管理軟件進行處理后形成數據庫。工作人員在統計檔案館藏時可以使用智能檔案架自動館藏盤點系統，無需核對每一個案卷。
2、實體檔案的管理
通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測門，實時的收集標簽信息，可對未經出庫的檔案進行報警，對經過的檔案出庫進行記錄和統計。
3、與數字檔案館項目的對應
標簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，通過檔案管理軟件檢索到需要調卷的檔案，庫房人員通過終端直接、準確的調檔。配合智能檔案架，實現檔案架自動打開。通過讀取標簽信息的門禁系統保證檔案不會被帶出檔案借閱室。
4、 系統基本組成
基于RFID智能化庫房管理系統由以下15個子系統組成：
基于RFID智能化庫房管理系統采用模塊化設計，在RFID智能管理全過程中檔案實體和檔案信息的每個流程管理，整個系統在一個平臺上展示和擴展，用戶可根據本單位實際功能需求，在系統中選擇需要的功能模塊。
5、 系統硬件構成示意圖
整個系統是由15個子系統構成，要求各個子系統具有良好的協調性及聯動性，能做到檔案大批量出入庫自動識別，非法出庫系統聯動報警，檔案智能盤點等功能。
系統各個區域硬件結構示意圖
1、檔案查詢利用大廳、庫房
5、 智能化庫房管理系統架構模塊
本系統架構模塊主要分為庫房三維地圖、檔案管理、檔案借閱、庫房管理和系統管理五個部分。系統架構模塊如下圖所示。
